Privacy Policy

Con la presente Informativa sulla privacy intendiamo fornire una panoramica d’insieme sul trattamento dei dati personali da parte di Qualified Intermediary Solutions (Swiss) S.a.g.l. (“QIS”) e sui diritti accordati ai nostri clienti ed agli utenti web dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati. I dati che sono oggetto del trattamento e le modalità del loro utilizzo dipendono dai servizi richiesti o stipulati contrattualmente dal cliente con QIS.

Per offerte e servizi individuali o supplementari trovano applicazione dichiarazioni complementari o ulteriori e altri atti legali come le Condizioni generali di affari (“CGA”), i termini e le condizioni d’uso.

L’Informativa sulla privacy basata sulla nostra attività precipua sottostà alle leggi svizzere sulla protezione dei dati, come la Legge federale sulla protezione dei dati (“LPD”) ed a ogni altro eventuale diritto estero applicabile in materia di protezione dei dati, in particolare quello dell’Unione Europea (“UE”), ossia il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (“GDPR”).

  1. Responsabile del trattamento dei dati personali

QIS è il Responsabile del trattamento dei dati personali. Per qualsiasi domanda, reclamo o esercizio di diritti relativi alla protezione dei dati, siete invitati a rivolgervi per iscritto al seguente indirizzo:

Qualified Intermediary Solutions (Swiss) S.a.g.l.

Corso Elvezia 10

CH – 6900 Lugano

Svizzera

Oppure via e-mail: privacy@qisolutions.us

  1. Dati trattati

I dati personali sono tutte le informazioni che si riferiscono a una persona fisica identificata o identificabile.

I dati personali degni di particolare protezione comprendono i dati relativi a opinioni o attività religiose, ideologiche, politiche o sindacali; i dati sulla salute; la sfera intima, comprese le informazioni sulla vita e l’orientamento sessuale; i dati sull’origine razziale o etnica; i dati genetici; i dati biometrici che identificano in modo univoco una persona fisica; i dati relativi a procedimenti o sanzioni amministrative o penali; i dati sulle misure di assistenza sociale.

QIS tratta dati personali che riceve nell’ambito dei suoi incarichi con i propri clienti, quindi posto che il tipo di dati personali può variare a seconda del servizio concordato, in generale si può trattare di:

  • Dati personali quali nome e cognome, indirizzo e indirizzo e-mail, data e luogo di nascita, nazionalità;
  • Dati identificativi quali i dati del documento di identificazione (i.e. carta d’identità, passaporto) e i codici nazionali di identificazione;
  • Dati relativi alla situazione finanziaria ovvero dati bancari quali il numero di conto o altra sequenza identificativa del conto, il saldo del conto, l’importo di interessi, dividendi e altri redditi generati dalle attività detenute nel conto ed i corrispettivi derivanti dalla vendita delle attività detenute nel conto.
  1. Fonti dei dati trattati

Raccogliamo ed elaboriamo i dati personali quando comunicate con noi o il nostro personale tramite posta, email, modulo di contatto, social media o telefono. Oltre ai dati che ci fornite direttamente, laddove necessario per l’esecuzione dei servizi convenuti, QIS tratta anche dati personali che riceve lecitamente da terze parti. Inoltre possiamo trattare dati personali provenienti da registri pubblici liberamente accessibili quali registri fondiari, registri di commercio, stampa e internet nella misura in cui tale trattamento è consentito dalla legge e funzionale nell’ambito della fornitura dei nostri servizi. Se vi registrate per ricevere la nostra newsletter, trattiamo i dati di contatto che ci fornite (ovvero indirizzo e-mail).

  1. Finalità del trattamento dei dati raccolti

Trattiamo le vostre informazioni, compresi i vostri dati personali, per le seguenti finalità:

  1. Fornitura dei servizi concordati contrattualmente con il cliente e l’attuazione di misure nella fase precontrattuale. In particolare i dati possono essere trattati per:
  • effettuare la predisposizione dei Forms 1042-S e 1099 e trasmissione telematica degli stessi in conformità agli obblighi annuali di segnalazione stabiliti dal Qualified Intermediary (“QI”) agreement nei confronti dell’Autorità fiscale statunitense (“IRS”);
  • assistere nella predisposizione della certificazione dei controlli interni QI;
  • effettuare la predisposizione dei Forms 8966 e trasmissione telematica degli stessi;
  • prestare assistenza nella compilazione di autocertificazioni e/o moduli W-8; e
  • prestare assistenza nella preparazione file XML per la trasmissione dei dati ai fini dello scambio automatico di informazioni.
  1. Adempimento di un obbligo legale;
  2. Esecuzione di un compito di interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri di cui siamo investiti;
  3. Perseguimento del legittimo interesse di QIS.

Se e nella misura in cui è applicabile il GDPR, i dati vengono trattati in conformità con almeno una delle seguenti basi legali:

  • Art. 6 cpv. 1 lett. a) GDPR per il trattamento dei dati personali con il consenso dell’interessato;
  • Art. 6 cpv. 1 lett. b) GDPR per il trattamento dei dati personali necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per l’attuazione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;
  • Art. 6 cpv. 1 lett. c) GDPR per il trattamento dei dati personali necessario per l’adempimento di un obbligo legale al quale siamo soggetti in base al diritto applicabile degli Stati membri nello Spazio economico europeo (“SEE”);
  • Art. 6 cpv. 1 lett. d) GDPR per il trattamento dei dati personali necessario per la tutela di interessi vitali della persona interessata o di un’altra persona fisica;
  • Art. 6 cpv. 1 lett. e) GDPR per il trattamento dei dati personali necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico; e
  • Art. 6 cpv. 1 lett. f) GDPR per il trattamento dei dati personali necessario per la tutela degli interessi legittimi nostri o di terzi, salvo che prevalgano le libertà, i diritti e gli interessi fondamentali della persona interessata. Interessi legittimi sono in particolare il nostro interesse a poter fornire i nostri servizi in modo permanente, intuitivo, sicuro e affidabile e a pubblicizzarli se necessario, le informazioni e la protezione contro l’uso improprio e l’utilizzo non autorizzato, l’applicazione dei nostri diritti legali e il rispetto del diritto svizzero.
  1. Trattamento dei dati (nazionale e/o estero)

Il personale QIS che ha accesso ai dati personali è tenuto a rispettare le norme e le procedure interne relative al trattamento dei dati personali al fine di proteggerli e garantirne la sicurezza.

QIS può incaricare terzi del trattamento dei dati personali o elaborarli insieme a terzi o con l’aiuto di terzi o trasferirli a terzi. In particolare, QIS si avvale di Google SUITE e Google Drive for business per la posta elettronica e  la gestione dei files in cloud. Pertanto, i fornitori di servizi terzi di cui ci serviamo sono:

  • Google LLC avente sede in 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043 Stati Uniti;
  • Google Ireland Limited avente sede in Gordon house, Barrow Street, Dublin, D04 E5W5, Dublin Ireland; e
  • Dropbox Inc. avente sede in 800 Owens Street, Suite 200, San Francisco, California, 94158 Stati Uniti.

E’ garantita un’adeguata protezione dei dati anche presso tali terzi, in quanto indipendentemente dalla loro ubicazione, sono tenuti a rispettare un elenco di misure di sicurezza tecniche ed organizzative conformi alla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati.

Ulteriori informazioni sono reperibili ai links:

https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=it

https://www.dropbox.com/privacy

Ove richiesto, i dati personali possono essere comunicati ad autorità pubbliche, di regolamentazione, giudiziarie o governative, laddove siamo tenuti a divulgare informazioni in base alla legge o ai regolamenti applicabili o per salvaguardare i nostri interessi legittimi.

  1. Conservazione dei dati

Conserviamo le vostre informazioni, compresi i dati personali, per il periodo di tempo necessario per la/le finalità corrispondente/i o in conformità di quanto previsto dalla legge, dai regolamenti e dagli obblighi professionali a cui siamo soggetti adottando in ogni caso adeguate misure tecniche ed organizzative, volte a garantirne la sicurezza, l’integrità e la riservatezza. I dati il cui trattamento non è più necessario a QIS per adempiere i propri obblighi contrattuali saranno resi anonimi o cancellati. I soggetti di cui trattiamo i dati hanno, in linea di principio, il diritto di chiedere la cancellazione dei loro dati.

  1. Diritti degli interessati

Garantiamo agli interessati tutti i diritti previsti dalla LPD. In particolare, gli interessati hanno i seguenti diritti:

  • Informazione: gli interessati possono richiedere informazioni sull’eventuale trattamento dei loro dati personali da parte nostra e, in caso affermativo, sui dati personali in questione. Gli interessati ricevono inoltre le informazioni necessarie per far valere i loro diritti di protezione dei dati e per garantire la trasparenza. Queste includono i dati personali trattati in quanto tali, ma anche, tra l’altro, informazioni sulle finalità del trattamento, la durata della conservazione, l’eventuale divulgazione o esportazione dei dati in altri Paesi e l’origine dei dati personali.
  • Correzione e limitazione: gli interessati possono far correggere i dati personali inesatti, completare quelli incompleti e limitare il trattamento dei loro dati.
  • Cancellazione e obiezione: gli interessati possono far cancellare i propri dati personali dopo che hanno ritirato il consenso al trattamento o quando è venuto meno lo scopo per il quale erano stati originariamente raccolti e non esistono requisiti di conservazione.

Possiamo sospendere, limitare o rifiutare l’esercizio dei diritti degli interessati nella misura consentita dalla legge. Possiamo richiamare l’attenzione degli interessati su eventuali requisiti che devono essere soddisfatti per esercitare i loro diritti ai sensi della LPD. Ad esempio, possiamo rifiutare di fornire informazioni, in tutto o in parte, in riferimento a segreti aziendali o alla protezione di altre persone. Possiamo anche, ad esempio, rifiutare di cancellare i dati personali in tutto o in parte in riferimento agli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

Laddove applicabile e, fatto salvo il diritto di ricorrere in ogni altra sede amministrativa o giurisdizionale, qualora l’interessato ritenesse che il trattamento dei propri dati personali da parte di QIS avvenga in violazione delle normative applicabili, potrà presentare un reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (http://www.edoeb.admin.ch).

Gli interessati hanno il diritto, se e nella misura in cui si applica il GDPR, di presentare un reclamo a un’autorità europea competente per il controllo della protezione dei dati.

  1. Misure di sicurezza

Abbiamo implementato misure fisiche, informatiche, organizzative e logistiche adeguate a garantire il rispetto della normativa vigente in materia di privacy con particolare riferimento alla riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. Per tutta la durata del trattamento, QIS si impegna a mettere in atto ogni altro presidio di sicurezza necessario ad impedire o comunque ridurre al minimo il rischio di distruzione, perdita, diffusione o alterazione dei dati personali ovvero di accidentale o incontrollata consultazione, esportazione, lettura, copiatura degli stessi da parte di terzi, nonché di prevenzione da tutte le altre forme illecite di trattamento.

QIS si impegna, ove sospetti o constati un incidente di sicurezza (“data breach”), a trasmettere entro 24 ore dal momento in cui la violazione viene rilevata, la comunicazione all’interessato, nonché ad adottare le opportune misure di sicurezza volte alla mitigazione degli effetti ed a minimizzare eventuali danni derivanti dalla suddetta violazione.

  1. Aggiornamento dell’Informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di adattare e integrare in qualsiasi momento il presente documento ogni volta lo si ritenga opportuno. Forniremo informazioni su eventuali aggiornamenti e integrazioni in forma adeguata, in particolare pubblicando la versione corrente dell’Informativa sulla privacy sul sito internet di QIS (www.qisolutions.us).